Mailarchivierung
E-Mail Archivierung
In nahezu allen Unternehmen hat die E-Mail den Status des bevorzugten Kommunikationsmediums
und hat damit Faxe und Briefe längst hinter sich gelassen. Kundenanfragen, Angebote, Rechnungen, Verträge und viele andere tägliche Vorgänge laufen zu einem Großteil über E-Mail.
Auch für die Kommunikation und Abstimmung zwischen Mitarbeitern, mit Dienstleistern und Lieferanten ist die schnelle elektronische Post oft das Mittel der Wahl. Daher ist E-Mail-Archivierung für Unternehmen eine zwingende Notwendigkeit geworden und sollte jedem Unternehmen ein Thema sein.
Geltende rechtliche Anforderungen können nämlich nicht mehr ohne ein Archivierungssystem erfüllt werden. Leider ist gerade dieser rechtliche Aspekt der Archivierung sehr komplex und von zahlreichen Grauzonen geprägt, mit dem es sich auseinander zu setzen gilt.
Es empfiehlt sich eine Beratung im Beisein des Steuerberaters oder Rechtsanwalts des Unternehmens
vorzunehmen, um hier auch eine Absicherung zu haben. Neben den rechtlichen Hintergrund bietet die Archivierung aber auch zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, die für den Einsatz einer solchen Lösung sprechen.
E-Mail Archivierung bei Unternehmen wichtige Ansatzpunkte:
1. Ist die Revisionssicherheit von E-Mails gegeben ?
Die rechtlichen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung sehen vor, dass E-Mails nicht nachträglich verändert werden können und die Echtheit der E-Mails inklusive aller Anhänge einwandfrei nachgewiesen werden kann.
2. Wie sind die archivierten E-Mails verschlüsselt?
Um E-Mails wirksam vor dem Zugriff unbefugter Dritter zu schützen, sollten sie ausschließlich
verschlüsselt archiviert werden.
3. Gibt es Suchoptionen für archivierte E-Mails?
Gute E-Mail-Archiv-Systeme sorgen mit leistungsfähigen, intelligenten Suchfunktionen
dafür, dass die gewünschte Mail schnell und bequem wiedergefunden und zur Verfügung gestellt werden kann.
4. Wie hoch ist der administrative Aufwand im laufenden Betrieb?
Das E-Mail-Archiv sollte sich weitgehend selbst verwalten und die notwendigen
Prozesse soweit wie möglich automatisiert ablaufen.
Prüfen Sie ihr Wissen im Unternehmens zu folgenden Punkten:
1. Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
2. Was muss archiviert werden?
Diese Frage beantwortet §147 der Abgabenordnung:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz
sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen, die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.
3. Wer trägt die Verantwortung?
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.
Besprechen Sie gegebenenfalls die Lösung, die Sie durch uns abbilden können:
Das Thema E-Mail-Archivierung wird von vielen Unternehmen nicht ernst genug genommen bzw. vernachlässigt.
Rufen Sie uns an, wir beraten Sie kostenlos. 0800 8248 248